Combinación de varios registros  

Al importar datos, puede que desee reunir a todos los miembros de un equipo en una sola caja.

Esto puede realizarse de manera manual tras la importación o bien durante esta, combinando todos los registros que compartan un valor común para un campo determinado.

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Por ejemplo, al importar los datos siguientes:

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Function

1

 

Lynn Brewer

Director General

 

2

1

Larry Stevens

Gerente Ventas

 

3

2

Claire Chancellor

Asociado Ventas

Ventas

4

2

Bill London

Asociado Ventas

Ventas

5

2

Joanne Banks

Asociado Ventas

Ventas

6

2

Patrick Gaines

Asociado Ventas

Ventas

Combinando todos los asociados de ventas obtendríamos el siguiente organigrama:

este organigrama...

en lugar de este:

Para combinar registros en cajas multirregistro:

1        En el cuadro de diálogo Asistente de importación: verificar jerarquía, seleccione el botón Combinar... y aparecerá el cuadro de diálogo Combinar.

2        Marque la casilla Combinar registros.

3        Utilice el selector Combinar usando: para elegir un campo (por ejemplo, el campo Subordinado de en el ejemplo anterior).

4        Marque la casilla Combinar sólo cajas sin subordinados para que la creación de cajas multirregistro quede limitada al nivel inferior del organigrama. Si selecciona esta opción, también puede marcar la casilla Incluir subordinados sin compañeros para crear cajas multirregistro que contengan un solo registro.

5        Si lo desea, puede usar la pestaña Criterios para restringir la creación de cajas multirregistro únicamente a aquellas cajas que cumplan unos criterios determinados (p. ej. Cargo = Asociado de ventas).

6        Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Combinar.

7        Haga clic en Aceptar.

      Nota: para generar manualmente cajas multirregistro vea Cajas multirregistro.Otro modo de combinar registros consiste en usar un valor de identificador de posición que sea compartido. Por ejemplo:

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

1

 

Larry Stevens

Gerente Ventas

5

1

Claire Chancellor

Asociado de ventas I

5

1

Bill London

Asociado de ventas II

5

1

Joanne Banks

Asociado de ventas II

5

1

Patrick Gaines

Asociado de ventas I