Requisitos de la fuente de datos

La fuente de datos debe tener el formato correcto para poder ser reconocida por OrgPlus.

Vea...

Campos requeridos 

Creación de organigramas a partir de archivos 

Inclusión de campos avanzados de datos 

También puede hacer clic en Ver enlace de archivo de datos de muestra en el panel de bienvenida para ver un ejemplo de formato correcto.

Campos requeridos

Las fuentes de datos deben contener un campo Posición y un campo SubordinadoDe. OrgPlus no puede reconstruir las relaciones jerárquicas si estos campos no están disponibles durante el proceso de importación.

·         Campo Posición

Cada registro debe tener un campo Posición. Generalmente, se emplea con este fin un identificador numérico (ID) del tipo número de empleado o código de posición. También se puede utilizar una dirección de correo electrónico. No es recomendable utilizar el nombre del empleado, ya que los nombres pueden no ser únicos.

·         Campo SubordinadoDe

Con objeto de determinar las relaciones de subordinación (quién es el jefe de quién), cada registro debe contener un campo SubordinadoDe. Este permite a OrgPlus construir el árbol de jerarquías.

 

Nota: OrgPlus también permite gestionar datos con jerarquía que no es posible procesar utilizando únicamente los campos Subordinado de y Posición.

Creación de organigramas a partir de archivos

Es posible utilizar cualquier archivo como fuente de datos siempre que cumpla unos requisitos mínimos.

Siga las siguientes recomendaciones a la hora de crear un archivo que pueda ser importado:

Para preparar su texto de manera que pueda ser importado:

1        Haga que cada línea del archivo se corresponda con un registro del organigrama.

2        Si está importando a partir de un archivo de texto, cada campo ha de estar separado por un delimitador (tabulador, coma, punto y coma, espacio, etc).

·         En el siguiente ejemplo, cada registro tiene cuatro campos separados por comas. Estos cuatro campos son Posición, Subordinado De, Nombre y Cargo. El campo Posición se utiliza como identificador único de cada registro.

1, ,Chris Phillips,Presidente

2,1,Lynn Brewer,Directora financiera

3,1,Larry Steven,Vicepresidente

3        Si está importando desde Excel, no debe preocuparse por las comas. Cada campo debe ser introducido en su celda.

1

 

Chris Philips

Presidente

2

1

Lynn Brewer

Directora financiera

3

1

Larry Stevens

Vicepresidente

4        Para archivos de texto, puede encerrar cada campo entre delimitadores de texto.

Por ejemplo, si separa los campos mediante espacios, necesitará encerrar los valores mediante otro delimitador si los propios valores de los campos contienen espacios. Para ello debe utilizar comillas, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo: "2" "1" "Lynn Brewer" "Directora financiera".

5        Si desea usar en los valores uno de los caracteres que esté utilizando como delimitador, deberá ir precedido por un carácter de escape.

Por ejemplo, si el valor de un campo contiene un signo de comillas, deberá colocar una contrabarra (\) delante para que OrgPlus sepa que se trata de una comilla literal y no de un delimitador de campo.

6        Cada registro debe contener un campo Posición y un campo SubordinadoDe. De otro modo, el asistente de importación no podrá determinar las relaciones entre los registros.

7        Puede crear una fila de cabecera que le indique a OrgPlus los nombres de los campos en el archivo Excel o de texto.

Si crea dicha fila, deberá ser la primera del archivo. En lugar de valores para los campos, esta fila contendrá los propios nombres de éstos. Por ejemplo: nombre del empleado, posición, subordinado de y cargo.

8        Asegúrese de que no deja líneas en blanco en el archivo.

Inclusión de campos avanzados de datos

La fuente de datos también puede incluir campos avanzados de datos. Con ellos se automatiza el proceso de dar formato a los organigramas, pudiendo usarse para identificar cajas de ayudantes, insertar divisiones de suborganigramas, ocultar ramas o especificar estilos de organigrama para las ramas seleccionadas. Además, los campos avanzados de datos también pueden usarse para identificar qué filas deben ser ignoradas durante el proceso de importación.

Para poder utilizar los campos avanzados de datos debe incluir una fila de cabecera en su archivo importado. Las columnas de la cabecera deberán corresponder con cada uno de los campos avanzados de datos que usted emplee. Si está importando de una base de datos, los campos de la tabla o vista original deberán ser renombrados de forma que coincidan con el nombre del campo avanzado. Un archivo de importación típico de Excel se construiría de la siguiente manera:

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

EsAyudante

DividirEn

1

 

Lynn Brewer

Director General

0

0

2

1

Larry Stevens

Ayudante

1

0

3

1

Claire Chancellor

Vicepresidente

0

1

SubordinadoDeAlter

Si un empleado depende con regularidad de más de un supervisor, añada la columna SubordinadoDeAlter a sus campos de datos. Al igual que el campo datos SubordinadoDe, SubordinadoAltDe debe ser una lista de números, separados por punto y coma, y que se refieren a los números de línea de aquellos de la lista a quien dicho empleado se encuentre subordinado.

En el ejemplo siguiente, Gary Truman es subordinado de tres personas: Larry Stevens (línea 2), Fred Barnes (línea 4) y Martin Sawyer (línea 6).

ID

Subordinado de

SubordinadoDeAlter

Nombre

Cargo

1

 

 

Lynn Brewer

 

Presidenta

2

1

 

Larry Stevens

Vpte. Ventas

3

1

 

Claire Chancellor

 

Vpte. Ingeniería

4

1

 

Fred Barnes

Vpte. Marketing

5

2

4;6

Gary Truman

Dir. Ventas/Marketing

6

3

 

Martin Sawyer

Dir. Ingeniería

Aquí, Gary Truman aparecerá varias veces en el organigrama resultante, como subordinado de las tres personas enumeradas bajo SubordinadoDe y SubordinadoDeAlter. En cada instancia, se indicarán las otras relaciones de subordinación de Gary.

La opción SubordinadoDeAlter es ligeramente diferente a la de SubordinadoAuxDe. Consulte SubordinadoAuxDe para obtener más información sobre ese campo de datos.

EsAyudante

Si incluye el campo EsAyudante en un archivo de importación, OrgPlus puede dar formato de manera automática a los ayudantes de su organigrama. Si coloca el campo EsAyudante al valor 1 para un registro determinado, su caja correspondiente se convertirá en una caja de ayudante.

Por ejemplo, si el campo EsAyudante para Corinne Speer se sitúa a 1 en el archivo de importación, el organigrama resultante adquiere el siguiente formato:

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Nota: puede especificar un estilo de rama de ayudante en la columna EsAyudante (consulte la tabla de la sección EstiloDeRama más abajo).

DividirEn

Si incluye el campo DividirEn en un archivo de importación, OrgPlus puede insertar automáticamente una división de suborganigrama en el registro correspondiente.

·         Si DividirEn está a 0 no se inserta una división.

·         Si DividirEn está a 1 se inserta una división.

·         Si DividirEn contiene una cadena de texto (p.ej., Marketing), se inserta una división y el suborganigrama resultante adquiere el nombre de dicha cadena.

ReplegarAt

Si incluye el campo ReplegarEn en un archivo de importación, OrgPlus replegará o desplegará automáticamente la rama asociada a esa caja. Si ReplegarEn está a 1, la rama se replegará.

EstiloDeRama

Si utiliza el campo avanzado de datos Estilo de rama se aplicará el estilo de rama que determine a todos los subordinados del registro seleccionado. Por defecto, los organigramas generados mediante el asistente de importación seleccionan estilos que minimizan el número total de páginas y optimizan la distribución de cajas en cada página. Puede cambiar el estilo de rama por defecto si hace clic en la pestaña Inicio y selecciona Optimizar estilos de rama.

Estos son los estilos de ramas disponibles, con sus correspondientes códigos:

Estilo

Nombre

Estilo

Nombre

TreeStyle

ListStyle

TreeLeftStyle

LeftListStyle

TreeRightStyle

BoxListStyle

TreeStaggerStyle

BoxListLeftStyle

TreeStaggerLeftStyle

BoxListRightStyle

TreeStaggerRightStyle

SuperiorBoxListStyle

TwoColumnStyle

Assistant1Style

TwoColumnTreeStyle

Assistant2Style

FourColumnStyle

Assistant3Style

FourColumnTreeStyle

Assistant4Style

OneColumnStyle

Assistant5Style

OneColumnLeftStyle

Assistant6Style

OneColumnCenterStyle

Assistant7Style

OneColumnLeftCenterStyle

Assistant8Style

 

OneColumnEdgeLeft

 

OneColumnEdgeRight

MultiColumnLine

CoManagerStyle

MultiColumnPair

 

 

 

Secuencia

El campo Secuencia le permite controlar el orden en que se muestran las cajas subordinadas por debajo de un gerente. La secuencia seguida va de izquierda a derecha y después de arriba abajo.

Por ejemplo al importar los datos siguientes...

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Secuencia

1

 

Lynn Brewer

Director General

0

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

3

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

2

4

1

Fred Barnes

Vpte. Marketing

1

... se crearía el siguiente organigrama:

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Observe cómo Larry Stevens, a quien se le ha asignado el número de secuencia 3, es el tercero por la izquierda.

El campo Secuencia también puede usarse para establecer una secuencia a lo largo de varias filas y columnas para los subordinados de un gerente. Para ello, introduzca en cada registro el número de fila y de secuencia separados por dos puntos.

Por ejemplo al importar los datos siguientes...

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Secuencia 

1

 

Lynn Brewer

Director General

0

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

1:1

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

1:2

4

1

Fred Barnes

Vpte. Marketing

1:3

5

1

Gary Truman

Director Operaciones

2:1

6

1

Martin Sawyer

Director Finanzas

2:2

...se crearía el siguiente organigrama:

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Excluir

El campo Excluir le permite determinar cómo será tratada cada caja del organigrama en lo que respecta a los cálculos.

·         Al fijar Excluir a 0 la caja se incluye en todos los recuentos y cálculos.

·         Al fijar Excluir a 1 la caja se excluye de todos los recuentos y cálculos.

·         Al fijar Excluir a 2 la caja se excluye de todos los recuentos.

·         Al fijar Excluir a 3 la caja se excluye de todos los cálculos.

Formato

El campo Formato le permite especificar el formato de cualquier caja. El ejemplo inferior contiene una pequeña muestra de las opciones disponibles. Visite el Centro Documental de OrgPlus en xxx para más información acerca del campo avanzado de datos Formato. 

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Formato

1

 

Lynn Brewer

Director General

mostrar_campos=”Nombre, Cargo”, fuente=”Verdana,12, azul”

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

Marketing mostrar_campos =”Nombre,”, fuente=”Verdana, 9”, caja=” rectánguloromo”

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

Marketing mostrar_campos =”Nombre,”, fuente=”Verdana, 9”, caja=” rectánguloromo”

4

1

Fred Barnes

Vpte. Marketing

Marketing mostrar_campos =”Nombre,”, fuente=”Verdana, 9”, caja=” rectánguloromo”

Especial

El campo Especial le permite especificar parámetros de formato de organigramas tales como el título y el color de fondo. Visite el Centro Documental de OrgPlus en http://www.orgplus-es.com/support/ para más información acerca del campo avanzado de datos Especial.

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Especial

Formato

 

 

 

 

título=”Mi empresa”

fuente= ”Verdana, 24”

 

 

 

 

relleno_organigrama=”rellenosólido, verde”

 

1

 

Lynn Brewer

Director General

 

 

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

 

 

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

 

 

El campo Especial también puede utilizarse para ignorar cualquier fila de la fuente de importación de datos. Por ejemplo, como se muestra a continuación, un archivo Excel que contiene una fila de sumario.

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Salario

Especial

1

 

Lynn Brewer

Director General

125.000

 

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

75.000

 

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

100.000

 

 

 

 

Total

300.000

Ignorar

SubordinadoAuxDe

El campo SubordinadoAuxDe le permite especificar una o más relaciones auxiliares dentro de su organigrama.

Si importáramos los siguientes datos:

ID

Subordinado de

SubordinadoAuxDe

Nombre

Cargo

1

 

 

Lynn Brewer

Director General

2

1

 

Larry Stevens

Vpte. Ventas

3

1

 

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

4

1

 

Fred Barnes

Vpte. Marketing

5

2

4

Gary Truman

Director Ventas/Marketing

6

3

 

Martin Sawyer

Director Ingenier?

Obtendríamos el siguiente organigrama:

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Nota: puede especificar un estilo de rama de ayudante en la columna EsAyudante (consulte la tabla de la sección EstiloDeRama más abajo).

Formato de líneas auxiliares

Podrá definir la apariencia de las líneas auxiliares antes de la importación, al añadir reglas de formato al campo SubordinadoAuxDe.

Puede definir los siguientes atributos de línea:

·         Etiqueta: El contenido etiquetado aparecerá entrecomillado ("10%").

·         Estilo de línea: Defina el estilo de las líneas auxiliares al incluir la palabra continua, discontinua o punteada.

·         Grosor: Defina el grosor de la línea al incluir un valor numérico que representa el grosor de punto (0,5, por ejemplo).

·         Color: Defina el color de una línea al incluir un valor hexadecimal de seis dígitos (#FFFFFF).

·         Propiedades: Defina las propiedades de línea al incluir una de las siguientes palabras:

·         alrededor creará una línea que se mueva rodeando a las otras cajas del organigrama.

·         debajo creará una línea que discurra bajo las otras cajas del organigrama.

·         ninguna crea una línea normal.

·         comenzar colocará la punta de una flecha al comienzo de la línea.

·         finalizar colocará la punta de una flecha al final de la línea.

·         ambos colocará la punta de una flecha en cada extremo de la línea.

Las cadenas de reglas de formato se colocan entre paréntesis, siguiendo al numeral que representa la relación SubordinadoAuxDe. En este ejemplo, la relación de subordinación auxiliar de Gary Truman se representará por una punteada de color blanco y 0,25 puntos, que rodeará el organigrama y lleva la etiqueta "40%"., la relación de subordinación auxiliar de Gary Truman se representará por una punteada de color blanco y 0,25 puntos, que rodeará el organigrama y lleva la etiqueta "40%".

ID

SubordinadoDe 

SubordinadoAuxDe

Nombre

Cargo

1

 

 

Lynn Brewer

Director General

2

1

 

Larry Stevens

Vpte. Ventas

3

1

 

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

4

1

 

Fred Barnes

Vpte. Marketing

5

2

4 ("40%", punteada, 0,25, #FFFFFF, alrededor, ambas)

Gary Truman

Director Ventas/Marketing

6

3

 

Martin Sawyer

Director Ingeniero

 

Cada regla de formato definida se transmite a reglas sin formato en las relaciones SubordinadoAuxTo subsiguientes. Por ejemplo, en este ejemplo, todas las reglas de formato aplicadas a la línea auxiliar de subordinación de Gary Truman se aplican a Martin Sawyers, excepto para la etiqueta; en lugar de eso, la línea de Martin Sawyer lleva la etiqueta "30%"., todas las reglas de formato aplicadas a la línea auxiliar de subordinación de Gary Truman se aplican a Martin Sawyers, excepto para la etiqueta; en lugar de eso, la línea de Martin Sawyer lleva la etiqueta "30%".

ID

SubordinadoDe 

SubordinadoAuxDe

Nombre

Cargo

1

 

 

Lynn Brewer

Director General

2

1

 

Larry Stevens

Vpte. Ventas

3

1

 

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

4

1

 

Fred Barnes

Vpte. Marketing

5

2

4 ("40%", punteada, 0,25, #FFFFFF, alrededor, ambas)

Gary Truman

Director Ventas/Marketing

6

3

3 ('30%');

Martin Sawyer

Director Ingeniero

 

Nota: Si las líneas auxiliares se superponen, la línea conectora se mostrará de forma discontinua.

Formato de líneas SubordinadoDe

El campo FormatoSubordinadoDe le permite definir los atributos de las líneas SubordinadoDe que conectan a los gerentes y a sus subordinados. En el siguiente organigrama de ejemplo, la línea que conecta a Lynn Brewer a su subordinado, Larry Stevens, se indica en el campo FormatoSubordinadoDe.

ID

SubordinadoDe 

Nombre

Cargo

FormatoSubordinadoDe

1

 

Lynn Brewer

Director General

 

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

“75%”, continua, 0,5,#000000

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

 

4

1

Fred Barnes

Vpte. Marketing

 

Los atributos y reglas formateados son similares a aquellos que se describen en Formato de líneas auxiliares más arriba, con unas pocas diferencias.

Para relaciones subordinadas, puede definir los siguientes atributos de línea de conexión:

·         Etiqueta: Elk contenido del etiquetado aparecerá entrecomillado ("10%").

·         Estilo de línea: Defina el estilo de las líneas auxiliares al incluir la palabra continua, discontinua o punteada.

·         Grosor: Defina el grosor de la línea al incluir un valor numérico que representa el grosor de punto (0,5, por ejemplo).

·         Color: Defina el color de una línea al incluir un valor hexadecimal de seis dígitos (#FFFFFF, por ejemplo).

Las cadenas de reglas de formato se encuentran separadas por comas. En el ejemplo de más arriba, la línea que conecta a Larry Stevens con su gerente, Lynn Brewer, estará representada por una línea continua de color negro y 0,5 puntos, que rodeará el organigrama y llevará la etiqueta "75%".

En el ejemplo citado más arriba, como las subordinaciones subsiguientes de Lynn Brewer en la tabla (Claire Chancellor y Fred Barnes) no tienen especificación de formato, se aplicará el formato de Larry Stevens a sus líneas de conexión. Puede dar formato a uno o más atributos de línea para aquellas subordinaciones subsiguientes al añadir el nuevo atributo o los nuevos atributos al campo FormatoSubordinadoDe. Por ejemplo, en esta tabla, a las demás subordinaciones de Lynn Brewer se les ha aplicado etiquetas diferentes, pero todos los demás atributos se definen igual que en el campo FormatoSubordinadoDe de Larry Stevens., a las demás subordinaciones de Lynn Brewer se les ha aplicado etiquetas diferentes, pero todos los demás atributos se definen igual que en el campo FormatoSubordinadoDe de Larry Stevens.

ID

SubordinadoDe 

Nombre

Cargo

FormatoSubordinadoDe

1

 

Lynn Brewer

Director General

 

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

“75%”, continua, 0,5,#000000

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

"100%"

4

1

Fred Barnes

Vpte. Marketing

"100%"