Utilización del asistente de importación 

El Asistente de importación está formado por una serie de páginas fáciles de comprender que le guían en el proceso de importación de datos a OrgPlus. Al abrir por primera vez OrgPlus, el Asistente de importación se abre de manera predeterminada. (Para hacer que el Asistente de importación no se muestre automáticamente, seleccione la casilla correspondiente situada en la parte inferior de la primera página del asistente). Si quiere abrir el Asistente de importación durante una sesión de OrgPlus, haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Importar datos.

En la primera página del Asistente de importación, puede decidir si quiere que aparezca una guía de inicio o si quiere comenzar a importar datos a OrgPlus. Si selecciona la segunda opción, el asistente le proporcionará información sobre cómo importar datos, además de ofrecerle la posibilidad de abrir un archivo de datos de muestra a modo de demostración de formato.

Si está listo para importar datos, seleccione Los datos de mis empleados están listos para la importación y haga clic en el botón Introducción. El asistente lo ayuda a seleccionar y definir la configuración de datos de la siguiente manera:

Selección de la fuente de datos

En este paso, seleccione un archivo de conexión de datos o un origen de datos.

Para seleccionar el origen de datos, haga lo siguiente:

1        Seleccione una de las opciones disponibles que coincida con el tipo de conexión de datos o con el archivo de origen de

datos que desee importar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

2        Escriba la ruta y el nombre del archivo de conexión de datos (.ora, .ldap, odbc, .sqlsvr, .saphr, .oledb) o del archivo de origen

de datos (.txt, .csv, .xls, .xlsx), o bien navegue primero para hallarlos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Nota: Dependiendo del tipo de archivo seleccionado, es posible que se le pida iniciar sesión en el origen de datos o facilitar cualquier otro tipo de información a través del Asistente de conexión de datos.

Si selecciona una hoja de cálculo de Excel (XLS)

El cuadro de diálogo Asistente de importación: selección de hoja XSL le permite elegir una hoja de trabajo de su archivo Excel y verificar que contiene el formato requerido.

Para verificar que el archivo Excel presenta el formato correcto:

1        Seleccione una pestaña (Hoja1, Hoja2 u Hoja3 arriba). Se mostrarán los datos correspondientes dentro del cuadro de diálogo.

2        Verifique que los datos tengan el formato correcto y estén listos para ser importados.

Si los datos no son correctos, pulse Cancelar y realice las correcciones necesarias sobre la hoja de cálculo.

3        Especifique si la primera fila contiene datos o encabezados de columnas seleccionando o quitando la selección de la casilla

de verificación que lleva la etiqueta La primera fila es la cabecera.

Nota: Al seleccionar la opción ”Usar primera fila de datos para determinar tipos de campo”, aumentará la eficiencia de la importación en conjuntos de datos grandes.  

4         Haga clic en Siguiente. Se muestra el cuadro de diálogo Asistente de importación - Configurar campos.

Si selecciona un archivo de texto (txt):

El cuadro de diálogo Asistente de importación: delimitadores le permite verificar que OrgPlus haya reconocido correctamente los delimitadores usados para identificar las columnas del archivo de texto que actúe como fuente de datos. Si no es así, puede seleccionar aquí los delimitadores correctos.

Para verificar que su archivo de datos está correctamente delimitado:

1        Puede especificar los Delimitadores manualmente. Elija si desea utilizar como delimitador el Tabulador, la Coma, el Punto y coma o el Espacio, o defina su propio signo delimitador utilizando la casilla Otro y tecleándolo.

2        Puede también especificar qué caracteres se utilizan como Demarcadores de texto. Los demarcadores de texto ayudan a OrgPlus a procesar cada campo. Por ejemplo, las comillas pueden ser utilizadas para definir el inicio y el fin de un campo de nombre (p.ej. Fernández, Ana).

3        Si su archivo de texto usa un símbolo de escape, introdúzcalo en la casilla correspondiente. El símbolo de escape indica que un carácter debe ser interpretado literalmente (y no como delimitador o demarcador).

4        Puede definir de manera manual si la primera fila contiene datos o nombres de columnas eligiendo la opción correspondiente La primera fila es la cabecera.

5        Verifique que los datos, tal y como se muestran en la sección Datos importados del cuadro de diálogo, estén correctamente delimitados conforme a las opciones que usted haya elegido, y que estén listos para ser importados.

6        Haga clic en Siguiente para continuar. Se abrirá el cuadro de diálogo Asistente de importación: configurar campos.

Definición de la configuración de datos

Este procedimiento le permite excluir algunos campos de origen de la importación y definir las propiedades asociadas a cada campo importado.

Se pueden importar todos los campos del origen. La lista de desplazamiento de columnas muestra todos los campos definidos en

el archivo de origen.

Para especificar la categoría y tipo de datos de cada campo:

1        De forma opcional puede utilizar el botón Fundir campos para combinar varios campos en uno (p. ej. nombre y apellidos).

2        Seleccione uno por uno los campos del archivo de origen en la lista desplegable Campo origen y defina su configuración:

·         Si no quiere importar un campo, puede omitirlo seleccionando Excluir campo de la importación. En esta página del

asistente, los campos excluidos aparecen con una fuente ligeramente más tenue.

·         Use Nombre del campo si desea cambiar el nombre de un campo.

·         Use la lista desplegable Campo Tipo para seleccionar su tipo (Texto, Fecha, Imagen o Número).

·         Si elige Texto o Número como Campo Tipo, puede seguir definiéndolo con más precisión por medio de la lista desplegable Campo Categoría.

·         Seleccione Hyperlink si el campo contiene un hipervínculo (p.ej. una dirección de correo electrónico o una URL).

3   Repita los pasos anteriores para cada columna que quiera configurar.

4   Haga clic en Siguiente. Se muestra el cuadro de diálogo Asistente de importación - Verificación de las jerarquías.

En los siguientes temas, puede hallar más instrucciones relacionadas con el Asistente de importación:

·   Verificación de las jerarquías

·   Identificar campos

 Nota: Gestión de registros duplicados se discute en la clasificación duplicados y se examina en el Criterio de las casillas inferiores.