Requisitos de la fuente de datos

La fuente de datos debe tener el formato correcto para poder ser reconocida por OrgPlus.

Vea...

Campos requeridos 

Creación de organigramas a partir de archivos 

Inclusión de campos avanzados de datos 

Campos requeridos

Las fuentes de datos deben contener un campo Posición y un campo SubordinadoDe. OrgPlus no puede reconstruir las relaciones jerárquicas si estos campos no están disponibles durante el proceso de importación.

·         Campo Posición

Cada registro debe tener un campo Posición. Generalmente, se emplea con este fin un identificador numérico (ID) del tipo número de empleado o código de posición. También se puede utilizar una dirección de correo electrónico. No es recomendable utilizar el nombre del empleado, ya que los nombres pueden no ser únicos.

·         Campo SubordinadoDe

Con objeto de determinar las relaciones de subordinación (quién es el jefe de quién), cada registro debe contener un campo SubordinadoDe. Este permite a OrgPlus construir el árbol de jerarquías.

 

Nota: OrgPlus también permite gestionar datos con jerarquía que no es posible procesar utilizando únicamente los campos Subordinado de y Posición.

Creación de organigramas a partir de archivos

Es posible utilizar cualquier archivo como fuente de datos siempre que cumpla unos requisitos mínimos.

Siga las siguientes recomendaciones a la hora de crear un archivo que pueda ser importado:

Para preparar su texto de manera que pueda ser importado:

1        Haga que cada línea del archivo se corresponda con un registro del organigrama.

2        Si está importando a partir de un archivo de texto, cada campo ha de estar separado por un delimitador (tabulador, coma, punto y coma, espacio, etc).

·         En el siguiente ejemplo, cada registro tiene cuatro campos separados por comas. Estos cuatro campos son Posición, Subordinado De, Nombre y Cargo. El campo Posición se utiliza como identificador único de cada registro.

1, ,Chris Phillips,Presidente

2,1,Lynn Brewer,Directora financiera

3,1,Larry Steven,Vicepresidente

3        Si está importando desde Excel, no debe preocuparse por las comas. Cada campo debe ser introducido en su celda.

1

 

Chris Philips

Presidente

2

1

Lynn Brewer

Directora financiera

3

1

Larry Stevens

Vicepresidente

4        Para archivos de texto, puede encerrar cada campo entre delimitadores de texto.

Por ejemplo, si separa los campos mediante espacios, necesitará encerrar los valores mediante otro delimitador si los propios valores de los campos contienen espacios. Para ello debe utilizar comillas, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo: "2" "1" "Lynn Brewer" "Directora financiera".

5        Si desea usar en los valores uno de los caracteres que esté utilizando como delimitador, deberá ir precedido por un carácter de escape.

Por ejemplo, si el valor de un campo contiene un signo de comillas, deberá colocar una contrabarra (\) delante para que OrgPlus sepa que se trata de una comilla literal y no de un delimitador de campo.

6        Cada registro debe contener un campo Posición y un campo SubordinadoDe. De otro modo, el asistente de importación no podrá determinar las relaciones entre los registros.

7        Puede crear una fila de cabecera que le indique a OrgPlus los nombres de los campos en el archivo Excel o de texto.

Si crea dicha fila, deberá ser la primera del archivo. En lugar de valores para los campos, esta fila contendrá los propios nombres de éstos. Por ejemplo: nombre del empleado, posición, subordinado de y cargo.

8        Asegúrese de que no deja líneas en blanco en el archivo.

Inclusión de campos avanzados de datos

La fuente de datos también puede incluir campos avanzados de datos. Con ellos se automatiza el proceso de dar formato a los organigramas, pudiendo usarse para identificar cajas de ayudantes, insertar divisiones de suborganigramas, ocultar ramas o especificar estilos de organigrama para las ramas seleccionadas. Además, los campos avanzados de datos también pueden usarse para identificar qué filas deben ser ignoradas durante el proceso de importación.

Para poder utilizar los campos avanzados de datos debe incluir una fila de cabecera en su archivo importado. Las columnas de la cabecera deberán corresponder con cada uno de los campos avanzados de datos que usted emplee. Si está importando de una base de datos, los campos de la tabla o vista original deberán ser renombrados de forma que coincidan con el nombre del campo avanzado. Un archivo de importación típico de Excel se construiría de la siguiente manera:

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

EsAyudante

DividirEn

1

 

Lynn Brewer

Director General

0

0

2

1

Larry Stevens

Ayudante

1

0

3

1

Claire Chancellor

Vicepresidente

0

1

EsAyudante

Si incluye el campo EsAyudante en un archivo de importación, OrgPlus puede dar formato de manera automática a los ayudantes de su organigrama. Si coloca el campo EsAyudante al valor 1 para un registro determinado, su caja correspondiente se convertirá en una caja de ayudante.

Por ejemplo, si el campo EsAyudante para Corinne Speer se sitúa a 1 en el archivo de importación, el organigrama resultante adquiere el siguiente formato:

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Nota: puede especificar un estilo de rama de ayudante en la columna EsAyudante (consulte la tabla de la sección EstiloDeRama más abajo).

DividirEn

Si incluye el campo DividirEn en un archivo de importación, OrgPlus puede insertar automáticamente una división de suborganigrama en el registro correspondiente.

·         Si DividirEn está a 0 no se inserta una división.

·         Si DividirEn está a 1 se inserta una división.

·         Si DividirEn contiene una cadena de texto (p.ej., Marketing), se inserta una división y el suborganigrama resultante adquiere el nombre de dicha cadena.

ReplegarAt

Si incluye el campo ReplegarEn en un archivo de importación, OrgPlus replegará o desplegará automáticamente la rama asociada a esa caja. Si ReplegarEn está a 1, la rama se replegará.

EstiloDeRama

Si utiliza el campo avanzado de datos Estilo de rama se aplicará el estilo de rama que determine a todos los subordinados del registro seleccionado. Por defecto, los organigramas generados mediante el asistente de importación seleccionan estilos que minimizan el número total de páginas y optimizan la distribución de cajas en cada página.

Estos son los estilos de ramas disponibles, con sus correspondientes códigos:

Estilo

Nombre

Estilo

Nombre

TreeStyle

ListStyle

TreeLeftStyle

LeftListStyle

TreeRightStyle

BoxListStyle

TreeStaggerStyle

BoxListLeftStyle

TreeStaggerLeftStyle

BoxListRightStyle

TreeStaggerRightStyle

SuperiorBoxListStyle

TwoColumnStyle

Assistant1Style

TwoColumnTreeStyle

Assistant2Style

FourColumnStyle

Assistant3Style

FourColumnTreeStyle

Assistant4Style

OneColumnStyle

Assistant5Style

OneColumnLeftStyle

Assistant6Style

OneColumnCenterStyle

Assistant7Style

OneColumnLeftCenterStyle

Assistant8Style

 

OneColumnEdgeLeft

 

OneColumnEdgeRight

MultiColumnLine

CoManagerStyle

MultiColumnPair

 

 

 

Secuencia

El campo Secuencia le permite controlar el orden en que se muestran las cajas subordinadas por debajo de un gerente. La secuencia seguida va de izquierda a derecha y después de arriba abajo.

Por ejemplo al importar los datos siguientes...

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Secuencia

1

 

Lynn Brewer

Director General

0

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

3

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

2

4

1

Fred Barnes

Vpte. Marketing

1

... se crearía el siguiente organigrama:

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Observe cómo Larry Stevens, a quien se le ha asignado el número de secuencia 3, es el tercero por la izquierda.

El campo Secuencia también puede usarse para establecer una secuencia a lo largo de varias filas y columnas para los subordinados de un gerente. Para ello, introduzca en cada registro el número de fila y de secuencia separados por dos puntos.

Por ejemplo al importar los datos siguientes...

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Secuencia 

1

 

Lynn Brewer

Director General

0

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

1:1

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

1:2

4

1

Fred Barnes

Vpte. Marketing

1:3

5

1

Gary Truman

Director Operaciones

2:1

6

1

Martin Sawyer

Director Finanzas

2:2

...se crearía el siguiente organigrama:

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Excluir

El campo Excluir le permite determinar cómo será tratada cada caja del organigrama en lo que respecta a los cálculos.

·         Al fijar Excluir a 0 la caja se incluye en todos los recuentos y cálculos.

·         Al fijar Excluir a 1 la caja se excluye de todos los recuentos y cálculos.

·         Al fijar Excluir a 2 la caja se excluye de todos los recuentos.

·         Al fijar Excluir a 3 la caja se excluye de todos los cálculos.

Formato

El campo Formato le permite especificar el formato de cualquier caja. El ejemplo inferior contiene una pequeña muestra de las opciones disponibles. Visite el Centro Documental de OrgPlus en xxx para más información acerca del campo avanzado de datos Formato. 

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Formato

1

 

Lynn Brewer

Director General

mostrar_campos=”Nombre, Cargo”, fuente=”Verdana,12, azul”

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

Marketing mostrar_campos =”Nombre,”, fuente=”Verdana, 9”, caja=” rectánguloromo”

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

Marketing mostrar_campos =”Nombre,”, fuente=”Verdana, 9”, caja=” rectánguloromo”

4

1

Fred Barnes

Vpte. Marketing

Marketing mostrar_campos =”Nombre,”, fuente=”Verdana, 9”, caja=” rectánguloromo”

Especial

El campo Especial le permite especificar parámetros de formato de organigramas tales como el título y el color de fondo. Visite el Centro Documental de OrgPlus en http://www.orgplus-es.com/support/ para más información acerca del campo avanzado de datos Especial.

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Especial

Formato

 

 

 

 

título=”Mi empresa”

fuente= ”r;Verdana, 24”

 

 

 

 

relleno_organigrama=”rellenosólido, verde”

 

1

 

Lynn Brewer

Director General

 

 

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

 

 

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

 

 

El campo Especial también puede utilizarse para ignorar cualquier fila de la fuente de importación de datos. Por ejemplo, como se muestra a continuación, un archivo Excel que contiene una fila de sumario.

ID

Subordinado de

Nombre

Cargo

Salario

Especial

1

 

Lynn Brewer

Director General

125.000

 

2

1

Larry Stevens

Vpte. Ventas

75.000

 

3

1

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

100.000

 

 

 

 

Total

300.000

Ignorar

SubordinadoAuxDe

El campo SubordinadoAuxDe le permite especificar una o más relaciones auxiliares dentro de su organigrama.

Si importáramos los siguientes datos:

ID

Subordinado de

SubordinadoAuxDe

Nombre

Cargo

1

 

 

Lynn Brewer

Director General

2

1

 

Larry Stevens

Vpte. Ventas

3

1

 

Claire Chancellor

Vpte. Ingeniería

4

1

 

Fred Barnes

Vpte. Marketing

5

2

4

Gary Truman

Director Ventas/Marketing

6

3

 

Martin Sawyer

Director Ingenier?

Obtendríamos el siguiente organigrama:

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Nota: las relaciones auxiliares múltiples de un solo registro deberán separarse por punto y coma.