Diseñado teniendo en cuenta las mejores prácticas del sector, el informe PAN (Aviso de acción al personal) de OrgPlus Premium ayuda a que los departamentos inicien acciones para el personal y mantengan registros precisos de la plantilla. No obstante, quizá su empresa ya ha diseñado un PAN que cubre sus necesidades concretas. Con OrgPlus Premium, puede crear un PAN personalizado mediante la funcionalidad de combinar correspondencia de Microsoft Word.
Para empezar, siga estos pasos para generar un archivo Excel que contendrá su control de cambios:
1 En OrgPlus Premium, active Control de cambios y realice los cambios en el organigrama.
2 En el panel Control de cambios, seleccione el icono de Informe en Excel.
3 Haga clic en Comparación en paralelo.
4 Marque la casilla Preparar para Combinar correspondencia. Puede elegir entre exportar todos los cambios o sólo los de una transacción específica.
5 Vaya a la pestaña Seleccionar campos.
6 Seleccione los campos que desea incluir en el informe PAN.
7 Haga clic en Aceptar.
8 De manera predeterminada, el archivo se guarda en la carpeta Mis organigramas. Anote el nombre del archivo o guarde el informe en Excel donde pueda encontrarlo fácilmente (es decir, en el escritorio de su equipo). Haga clic en Guardar.
Puede crear un informe PAN desde cero en Microsoft Word, o utilizar uno de los PAN de ejemplo, que se encuentran en la carpeta de ejemplos de PAN de la instalación de OrgPlus Premium (probablemente C:\Archivos de programa\HumanConcepts\OrgPlus 8\PANSamples). Si utiliza un ejemplo de PAN, puede que los campos predeterminados no sean los mismos que los campos que desea incluir. Para ajustar los campos, siga estos pasos. También puede utilizar el PAN actual de su empresa si está en formato de Microsoft Word.
Una vez haya creado el formulario:
En Microsoft Office Word 2007
1 Abra Microsoft Office Word 2007. Haga clic en la pestaña Correspondencia.
2 Haga clic en Seleccione los destinatarios.
3 Elija Utilice una lista existente.
4 Seleccione el documento Excel que ha exportado desde OrgPlus Premium (consulte Generación de la fuente de datos para obtener más información).
5 Aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará si se ha de utilizar la Hoja1$ y si la primera fila contiene encabezados (deje marcada esta casilla). Haga clic en Aceptar.
6 Resalte dónde desea que aparezca el campo de datos, haga clic en Insertar campo de combinación y seleccione el campo deseado. Haga clic en Insertar.
7 Para ver qué aspecto tiene el formulario, haga clic en Vista previa de resultados. Utilice las flechas junto a Vista previa de resultados para recorrer los datos de las personas en el archivo Excel.
8 Cuando termine, haga clic en Finalizar y combinar y elija la opción deseada: Editar documentos individuales, Imprimir documentos o Enviar mensaje de correo electrónico.
En Microsoft Office Word 2003
1 Abra Microsoft Office Word 2003. Haga clic en el menú Herramientas y seleccione Cartas y correspondencia y Combinar correspondencia.
2 Aparecerá el panel Combinar correspondencia en el lado derecho de la pantalla.
3 Seleccione Cartas y haga clic en Siguiente: Inicie el documento.
4 Seleccione Utilizar el documento actual y haga clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios.
5 Haga clic en Utilizar una lista existente y, después, en Siguiente: Escriba la carta.
6 Seleccione el documento Excel que ha exportado desde OrgPlus Premium (consulte el apartado ”Generación de la fuente de datos”).
7 Aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará si se ha de utilizar la Hoja1$ y si la primera fila contiene encabezados (deje marcada esta casilla). Haga clic en Aceptar.
8 Aparecerá una lista de todas las personas incluidas en el documento Excel. Todas las personas están marcadas de manera predeterminada. Desmarque las personas que desee excluir. Haga clic en Aceptar.
9 Haga clic en Siguiente: Escriba la carta.
10 Resalte el área donde desea que aparezca el campo de datos y elija Más elementos en el panel Combinar correspondencia. Aparecerá la lista de sus campos. Elija el campo que desea insertar.
11 Haga clic en Siguiente: Obtenga una vista previa de las cartas cuando haya añadido todos los campos que desee incluir.
12 Microsoft Word muestra una vista previa del informe. En el panel Combinar correspondencia, haga clic en las flechas para recorrer los datos de las personas en el archivo Excel.
13 Haga clic en Siguiente: Complete la combinación.
14 En el panel Combinar correspondencia, seleccione Imprimir o Editar cartas individuales para terminar sus documentos.
Una vez haya creado el formulario, puede volver a utilizarlo tantas veces como sea necesario sin tener que volver a pasar por todos los pasos anteriores. Cuando abra el formulario por primera vez, Microsoft Word preguntará si hay que ejecutar un comando SQL para cargar los datos. Haga clic en Aceptar. Cuando exporte los datos desde OrgPlus Premium, puede guardarlos en el formulario Excel actual o guardarlos como un archivo Excel nuevo con un nuevo nombre. Si guarda los datos sobre el formulario actual, podrá obtener una vista previa de los resultados de inmediato. Si crea un archivo nuevo, primero tendrá que apuntar Microsoft Word hacia el nuevo archivo Excel.